Plateforme de digitalisation des processus contractuels pour les écoles.
Filiz propose une solution permettant de digitaliser la création, la signature et la gestion des contrats d'alternance et des conventions de stage pour les écoles.
J’ai rejoins l’entreprise au début de son activité en tant que UX/UI Designer pour concevoir la première version du produit en collaboration avec les co-fondateurs.
Lancée à l’automne 2022, la solution a été largement accueillie et adoptée par une dizaine d’écoles cumulant +10 000 contrats gérés en un an.
UX/UI Designer
2 Co-fondateurs
3 Développeurs
1 Designer (moi)
Jan. 2022 - Sept. 2022
(9 mois)
Une série de mesures conduites en 2020 par le Ministère du Travail en faveur de l’alternance ont encouragé les entreprises à embaucher des apprentis. Sur l’année 2020, ont observe une nette progression du nombre de contrats d’alternance signés par rapport aux années précédentes.
de contrats en plus signés par rapport à l’année précédente1
contrats d'apprentissage signés sur l'année 20212
Sources : Vie publique1 et Communiqué de presse du Ministère du travail de la santé et des solidarités2
Le contrat d’alternance est particulièrement difficile à mettre en place pour 2 raisons.
Le contrat doit être complété par plusieurs personnes ce qui le rend particulièrement complexe et fastidieux à mettre en place.
L’école doit se charger de transmettre chaque contrat à l’opérateur de compétence qui est l’organisme qui approuve individuellement les contrats d’alternance chargé de financer en partie le salaire de l’alternant.
Filiz conçoit une solution qui facilite la création et la signature des contrats d’alternance et simplifie les demandes de financement auprès de l’opérateur de compétence.
À l’origine du projet, nous avons défini plusieurs hypothèses pour définir le cadre de la solution et la façon de mesurer notre succès. Cette étude de cas s’attache à répondre à l’hypothèse suivante :
Nous pensons que nous pouvons
atteindre la satisfaction client
si
le∙la chargé∙e de relations entreprises
résout son besoin de
gagner du temps
en ayant
une plateforme qui digitalise et automatise la génération des contrats d’alternance et des conventions de stage
Réduire
le temps de création par contrat
à
30 minutes
de temps gagné sur la création d'un contrat d'apprentissage
*estimation du temps gagné par rapport à une gestion du contrat sans outil externe
En plein lancement d’activité, notre objectif principal était de concevoir un MVP (Minimum Viable Product) afin de valider nos idées et de se positionner sur le marché dans un premier temps.
Pour concevoir la première version du produit, notre processus de conception s’est construit autour de 4 grandes étapes avec plusieurs cycles itératifs principalement entre la conception et l’évaluation.
Pour acquérir une compréhension métier et comprendre le processus contractuel, nous avons entrepris des recherches exploratoires articulées autour de 2 activités :
Conduite d’un entretien utilisateur semi-directif avec une école pour comprendre le métier.
Cartographie de l’ensemble des tâches du processus contractuel.
Nous avons appris que le processus contractuel est complexe et varie largement. Plusieurs facteurs durant le processus contractuel peuvent être la source d’erreurs dans le contrat difficiles à corriger à terme.
Les chargé∙es de relations entreprise sont souvent multitâches et doivent jongler entre plusieurs contrats au quotidien constituant une charge mentale importante.
Plusieurs tâches sont souvent répétitives et certains outils peuvent ne pas être totalement dématérialisés ou internalisés obligeant les chargé∙es de relation entreprise à utiliser des solutions ad hoc.
Le contrat doit faire l’objet d’un suivi rigoureux une fois le contrat envoyé à l’OPCO pour être informé sur le financement de l’alternant.
Après discussions avec plusieurs écoles nous avons réalisé que :
1. le processus n’est pas linéaire et que les écoles tentent de le rationaliser au travers des pratiques et processus internes qu’elles mettent en place
2. le temps pour générer le contrat varie en fontion du nombre d’étapes et d’allers/retours qu’ils∙elles réalisent pouvant aller de quelques jours à plusieurs semaines
Faire de la création du contrat une expérience collaborative en conviant toutes les parties prenantes autour de la même table.
Simplifier le processus contractuel avec un produit digital qui soit simple et facile à utiliser pour tous.
Rendre les tâches administratives plus plaisantes en créant une connexion émotionnelle positive et mémorable.
Nous avons réimaginé la façon de créer un contrat en identifiant les dénominateurs communs puis en rationalisant le processus.
Cette nouvelle façon de créer le contrat comprend plusieurs petits parcours qui permettent de collecter et stocker des informations en créant un ensemble de règles pour l’école. Cette pratique emploie le principe de divulgation par étapes pour déconstruire le processus en plus petites étapes.
Le produit s’articule autour de 6 fonctionnalités déclinées sur plusieurs niveaux qui permettent de couvrir l’ensemble du processus contractuel. Cette organisation dissocie les rôles de chacun et de rattacher chaque contrat à un étudiant et une entreprise.
Après avoir déterminé les fonctionnalités du produit, nous avons travaillé sur les parcours individuels de chacunes. Chaque fonctionnalité est déclinée en parcours composés de plusieurs pages comme celui-ci. Chaque parcours permet de collecter des informations réutilisées dans le contrat.
Avant de commencer le maquettage de haute fidelité, nous avons créé plusieurs wireframes pour définir la structure et les schémas d’interactions. En testant plusieurs concepts, nous avons validé les principales idées qui structurent le produit.
Les formulaires représentent une partie importante de l’expérience produit et sont au coeur des tâches des chargé∙es de relations entreprise. Nous avons réalisé plusieurs itérations pour étudier les possibilités de mises en page afin de peser le pour et le contre de chaque solution avant d’adopter un seul et même format à travers tout le produit.
Pour créer le design system Filiz nous avons utilisé la bibliothèque de composants Material UI qui contient plusieurs dizaines de composants flexibles et qui intègrent les principes de Material Design.
Après l’installation, mon rôle consistait à maintenir les tokens et propriétés de style des composants en m’appuyant sur la charte graphique de l’entreprise.
Pour la création de page, j’ai utilisé un système de grille et d’espacements en base 8 pour standardiser l'interface et faciliter la reproduction et la mise à l’échelle des pages réactives.