Filiz – Simplifier les processus contractuels pour les écoles

Plateforme de digitalisation des processus contractuels pour les écoles.

Résumé

Filiz propose une solution permettant de digitaliser la création, la signature et la gestion des contrats d'alternance et des conventions de stage pour les écoles.

J’ai rejoins l’entreprise au début de son activité en tant que UX/UI Designer pour concevoir la première version du produit en collaboration avec les co-fondateurs.

Lancée à l’automne 2022, la solution a été largement accueillie et adoptée par une dizaine d’écoles cumulant +10 000 contrats gérés en un an.

Rôle

UX/UI Designer

Équipe

2 Co-fondateurs
3 Développeurs
1 Designer (moi)

Durée

Jan. 2022 - Sept. 2022
(9 mois)

Contexte

L'évolution de l'alternance sur le marché de l'emploi

Une série de mesures conduites en 2020 par le Ministère du Travail en faveur de l’alternance ont encouragé les entreprises à embaucher des apprentis. Sur l’année 2020, ont observe une nette progression du nombre de contrats d’alternance signés par rapport aux années précédentes.

En quelques chiffres

38 %

de contrats en plus signés par rapport à l’année précédente1

495 000

contrats d'apprentissage signés sur l'année 20212

Sources : Vie publique1 et Communiqué de presse du Ministère du travail de la santé et des solidarités2

Ce que nous avons constaté

Le contrat d’alternance est particulièrement difficile à mettre en place pour 2 raisons.

Complexe et fastidieux

Le contrat doit être complété par plusieurs personnes ce qui le rend particulièrement complexe et fastidieux à mettre en place.

Nécessite une approbation extérieure

L’école doit se charger de transmettre chaque contrat à l’opérateur de compétence qui est l’organisme qui approuve individuellement les contrats d’alternance chargé de financer en partie le salaire de l’alternant.

Le rôle de Filiz

Filiz conçoit une solution qui facilite la création et la signature des contrats d’alternance et simplifie les demandes de financement auprès de l’opérateur de compétence.

À l’origine du projet, nous avons défini plusieurs hypothèses pour définir le cadre de la solution et la façon de mesurer notre succès. Cette étude de cas s’attache à répondre à l’hypothèse suivante :

Hypothèse

Nous pensons que nous pouvons

atteindre la satisfaction client

si

le∙la chargé∙e de relations entreprises

résout son besoin de

gagner du temps

en ayant

une plateforme qui digitalise et automatise la génération des contrats d’alternance et des conventions de stage

Objectif

Réduire

le temps de création par contrat

à

30 minutes

Problématique

Comment pourrions-nous simplifier le processus de contractualisation des contrats d’alternance et des conventions de stage ?

Solution

Une plateforme qui dématérialise l'ensemble du processus contractuel

Mockup de l'application Filiz.
Impact produit

80 %*

de temps gagné sur la création d'un contrat d'apprentissage

*estimation du temps gagné par rapport à une gestion du contrat sans outil externe

Méthodologie

Processus de conception

En plein lancement d’activité, notre objectif principal était de concevoir un MVP (Minimum Viable Product) afin de valider nos idées et de se positionner sur le marché dans un premier temps.

Pour concevoir la première version du produit, notre processus de conception s’est construit autour de 4 grandes étapes avec plusieurs cycles itératifs principalement entre la conception et l’évaluation.

ÉTAPE 1
Découvrir
ÉTAPE 2
Définir
ÉTAPE 3
Concevoir
ÉTAPE 4
Évaluer
Recherche

Activités de recherche

Pour acquérir une compréhension métier et comprendre le processus contractuel, nous avons entrepris des recherches exploratoires articulées autour de 2 activités :

Entretien utilisateur (n=1)

Conduite d’un entretien utilisateur semi-directif avec une école pour comprendre le métier.

Analyse du flux de travail

Cartographie de l’ensemble des tâches du processus contractuel.

Insights de notre entretien utilisateur

Nous avons appris que le processus contractuel est complexe et varie largement. Plusieurs facteurs durant le processus contractuel peuvent être la source d’erreurs dans le contrat difficiles à corriger à terme.

Charge mentale importante

Les chargé∙es de relations entreprise sont souvent multitâches et doivent jongler entre plusieurs contrats au quotidien constituant une charge mentale importante.

Tâches chronophages

Plusieurs tâches sont souvent répétitives et certains outils peuvent ne pas être totalement dématérialisés ou internalisés obligeant les chargé∙es de relation entreprise à utiliser des solutions ad hoc.

Absence du suivi du processus

Le contrat doit faire l’objet d’un suivi rigoureux une fois le contrat envoyé à l’OPCO pour être informé sur le financement de l’alternant.

Ce que nous avons compris du processus contractuel

Après discussions avec plusieurs écoles nous avons réalisé que :
1. le processus n’est pas linéaire et que les écoles tentent de le rationaliser au travers des pratiques et processus internes qu’elles mettent en place
2. le temps pour générer le contrat varie en fontion du nombre d’étapes et d’allers/retours qu’ils∙elles réalisent pouvant aller de quelques jours à plusieurs semaines

Objectifs produit

Les 3 piliers de l'expérience produit

Collaboratif

Faire de la création du contrat une expérience collaborative en conviant toutes les parties prenantes autour de la même table.

Intuitif

Simplifier le processus contractuel avec un produit digital qui soit simple et facile à utiliser pour tous.

Désirable

Rendre les tâches administratives plus plaisantes en créant une connexion émotionnelle positive et mémorable.

Définition

Un nouveau flow pour la création de contrat

Nous avons réimaginé la façon de créer un contrat en identifiant les dénominateurs communs puis en rationalisant le processus.

Cette nouvelle façon de créer le contrat comprend plusieurs petits parcours qui permettent de collecter et stocker des informations en créant un ensemble de règles pour l’école. Cette pratique emploie le principe de divulgation par étapes pour déconstruire le processus en plus petites étapes.

La colonne vertébrale du produit

Le produit s’articule autour de 6 fonctionnalités déclinées sur plusieurs niveaux qui permettent de couvrir l’ensemble du processus contractuel. Cette organisation dissocie les rôles de chacun et de rattacher chaque contrat à un étudiant et une entreprise.

Décomposer le processus en parcours simplifiés

Après avoir déterminé les fonctionnalités du produit, nous avons travaillé sur les parcours individuels de chacunes. Chaque fonctionnalité est déclinée en parcours composés de plusieurs pages comme celui-ci. Chaque parcours permet de collecter des informations réutilisées dans le contrat.

Conception

Définir la structure et les schémas d'interactions

Avant de commencer le maquettage de haute fidelité, nous avons créé plusieurs wireframes pour définir la structure et les schémas d’interactions. En testant plusieurs concepts, nous avons validé les principales idées qui structurent le produit.