Filiz
Simplifier les processus contractuels
Application web (SaaS) permettant de simplifier les processus contractuels et la gestion électronique des documents pour les CFA.
Problème
Plusieurs centaines de milliers de contrats d’alternance sont signés tous les ans sur à partir d’un formulaire encore très archaïque sur lequel repose l’ensemble du processus contractuel.
Solution
Rationaliser le processus contractuel en proposant une solution digitale qui invite toutes les parties prenantes autour de la même table pour signer le contrat d’alternance.
Rôle
UX/UI Designer
Période
Jan. 2022 - Sept. 2022
(9 mois)
Équipe
2 Co-fondateurs
1 Développeur
1 Designer (moi)
Contexte
L’opportunité sur laquelle la startup s’est construite
L'essor du contrat d'alternance sur le marché de l'emploi
L’alternance à connu un essor important au cours des dernières années principalement dû aux mesures conduites par le Ministère du Travail en 2019. Une nette progression du nombre de contrats d’alternance signés par rapport aux années précédentes a été observé en 2020 comptabilisant un record du nombre de contrats signés.
+40 %
de contrats en plus signés par rapport à l’année précédente
495 000
contrats d’apprentissage signés sur l’année 2020
Sources : Vie publique et Communiqué de presse du Ministère du travail de la santé et des solidarités
Notre constat concernant les contrats d’alternances
Complexe et fastidieux
Le contrat d’alternance doit être rempli et signé par plusieurs personnes rendant le processus particulièrement complexe.
Peu digitalisé
Le processus repose sur un formulaire papier et encore très peu digitalisé au sein des CFA.
Suivi opaque
Le suivi du contrat auprès de chaque acteur est très difficile pour l’école, l’entreprise ou l’étudiant.
Problématique
Comment simplifier le processus contractuel pour les centres de formation d'apprentis ?
Méthodologie
Processus de conception
L’objectif des premiers mois pour la startup était concevoir un MVP (Produit Minimum Viable) pour trouver son PMF. Le processus de conception s’inscrit plus largement dans une démarche lean adopté par l’entreprise.
ÉTAPE 1
Recherche
ÉTAPE 2
Définition
ÉTAPE 3
Conception
ÉTAPE 4
Évaluation
Recherche utilisateur
Une entrevue du métier et des processus administratifs
Méthodes de recherches utilisées
Pour acquérir une compréhension du métier et comprendre le processus contractuel, nous avons entrepris des recherches exploratoires articulées autour de 2 activités :
Insights
Ce que notre entretien nous a appris
Une charge mentale excessive
Les chargé∙es de relations entreprises réalisent de nombreuses tâches et gèrent plusieurs contrats au quotidien créant une charge mentale importante pour eux.
Des tâches parfois très chronophages
Plusieurs tâches leurs sont répétitives et chronophages. Certaines tâches ne sont pas internalisées ou digitalisées obligeant les chargé∙es de relations entreprise à utiliser des solutions ad hoc.
Absence de suivi en temps réel
Les CFA tentent de rationaliser le processus mais le suivi du processus en temps réel demeure difficile.
Risque financier pour le CFA et l'entreprise
Le CFA ne dispose d’aucune visibilité sur le montant subventionné par l’OPCO. L’entreprise n’a pas non plus d’informations sur le subventionnement du salaire de l’apprenti.
Source : Questionnaire entretien utilisateur (confidentiel) / Échantillon : 1 employé
Persona
Transformer nos insights en persona
Nous avons créé une première version des personas de nos utilisateurs et plus particulièrement ici, celui d'une chargée de relation entreprise avec plusieurs années d'expérience.
Sylvie Dufour
Âge : 38 ans
Localisation : Nantes
Statut : Mariée
Chargée de relations entreprise
Présentation de Sylvie
En poste depuis près de six ans, l’expérience de Sylvie dans le secteur de l’administratif lui permet d’avoir un œil expert sur l’ensemble des démarches.
Motivations
- Se libérer du temps pour des tâches où son expertise est un véritable atout pour l’école
- Gagner en efficacité sur des petites tâches répétitives
- Apporter des retours d’expérience pour améliorer les processus administratifs
Frustrations
- Multiplier les allers/retours auprès de l’étudiant et de l’entreprise pour faire avancer le contrat
- Constater des erreurs dans le contrat
Expérience utilisateur
Simplifier un processus éminemment complexe
Workflow
Réimaginer la façon de créer un contrat
L’un des principaux défis consistait à repenser la façon de contractualiser en se basant sur le formulaire papier (Cerfa) fournit par l’État.
01
Rationaliser un processus papier
Après avoir fait l’inventaire des pré-requis contractuel, nous avons créé plusieurs parcours composés de plusieurs étapes.
02
Répartir les responsabilités entre les acteurs
À partir de ces parcours, on peut déterminer les responsabilités de chacun dans le processus contractuel. Cette répartition décharge le CFA d’une responsabilité qui lui était souvent assignée : celle de remplir toutes les informations dont elle avait la connaissance.
03
Le CFA : orchestrateur du processus
Chargé d’initier le processus contractuel, le CFA gère les accès de chaque acteur tout en disposant d’une vision d’ensemble sur le processus.
Architecture de l'information
La colonne vertébrale de l’application
L’application s’articule autour de 6 fonctionnalités qui dissocient les rôles de chacun. Ces fonctionnalités constitue le socle de l’application reposant sur le processus contractuel. Cela permet au CFA de gérer et piloter des contrats à grande échelle et de monitorer son organisation.
Parcours utilisateurs
Décomposer l’expérience en parcours utilisateurs
Chaque parcours contient donc plusieurs pages qui hiérarchisent les informations demandées sous forme de champs de saisie. Ces parcours sont accessibles depuis une liste.
Conception & ergonomie
Transformer une expérience abstraite en interface tangible
Wireframes
Le squelette de l’application
Les premiers wireframes que nous avons conçu nous ont permis d’explorer plusieurs mises en page à moindre coût avant de définir la structure de l’application.
01
Architecture produit
L’architecture du produit reprend un schéma commun de SaaS avec une navigation latérale contenant les fonctionnalités produit et un menu de navigation avec les actions utilisateur.
02
Listes d'entrées
Les listes sont des tables de données contenant les entrées créé par le CFA (formations, promotions, étudiants). Chaque entrée contient des métadonnées qui permettent à l’école d’avoir une vue d’ensemble et de monitorer l’organisation.
03
Parcours de création
Les parcours de création disposent d’une mise en page similaire : un étapier qui informe sur le statut puis le contenu du formulaire avec un titre, une description, les inputs et boutons d’action.
Itérerations de conception des formulaires
Nous avons réalisé plusieurs variations des formulaires pour étudier les mises en page possibles. Après avoir réalisé plusieurs itérations, nous avons choisi d’intégrer les formulaires au produit pour permettre l’accès au menu de fonctionnalités et de profiter d’une mise en page plus riche et dynamique basé sur une grille.
Itération 1
✅ Itération 2
Interface utilisateur
La dernière couche qui donne vie au produit
Design System
Une librairie de composants pour gagner en agilité
Pour réduire réduire l’effort de conception UI, nous avons choisi d’utiliser une librairie de composants pré-construite qui intégre les principes directeurs de Material Design. La bibliothèque de composants que nous avons utilisé contient plusieurs dizaines de composants personnalisables.
Le premier jalon de la mise en place du design system consistait à configurer les design tokens qui permettent de mettre à jour les propriétés de styles à travers toute la bibliothèque.
Grille & mise en page
Préparer le terrain d’une application web réactive
Le produit repose sur une grille de 12 colonnes qui permet de créer une interface responsive. Chaque élément occupe tout ou partie de ce nombre de colonnes disponibles et s’adapte en fonction de la taille de l’écran.
Spécifications
Rationaliser l'interface utilisateur
L’interface a été conçue en utilisant une grille à 8 points. Ce système permet d’uniformiser, d’harmoniser et de standardiser l’UI en créant des interfaces précises et réactives au pixel grâce à des multiples divisibles.
À partir de cette grille, on peut créer des organismes qui utilisent des composants en y appliquant les principes de la théorie Gestalt, en particulier ici la loi de proximité et de la région commune.
Apprentissages
Ce que j’ai appris grâce à cette expérience
Concevoir de 0 → 1
J’ai découvert que concevoir en partant de rien représentait un vrai défi et que le chemin vers la solution n’est jamais linéaire mais plutôt une succession d’ajustements qui permettent d’aboutir à une solution.
Concevoir avec une intention
Cette première expérience m’a appris que le design est le résultat d’intentions. J’ai appris à expliquer les choix et les décisions derrière mon travail pour recevoir des critiques constructives.
Agilité version startup
L’entreprise a fait face à de nombreux aléas au cours de mon alternance qui rythment la vie de startup. Cela m’a appris à développer mes capacités d’adaptation et d’être agile.
Merci pour votre intérêt !
Si mon travail vous intéresse, n'hésitez pas à faire un tour sur un de mes autres projets.